もっといい仕事をするための、多層ファイル

インテリアや建築の仕事は、つくづく紙の多い仕事だなあと思う時があります。
図面が多いのと、住設と言われる住宅設備機器の図面や見積もり、お客様からいただいた資料、打ち合わせ時に描いたイメージパース・・とにかく紙の種類が多いです。

資料は都度スキャンしてPDFにして管理しているものの、打ち合わせの現場では「前回いただいた図面では・・」「一番最初に見せてもらった写真が・・」という話が頻繁にでてくるため、打ち合わせ中は資料をめくりながら探す時間にかなりとられるケースも。
特に建築の仕事は長期スパンで打ち合わせを重ねるため、「えーっと・・先月の打ち合わせの資料に確か○○のイメージを描いたな・・」とか「前回、ここ打ち合わせしたはず・・」なんて思いながら、資料を必死に探しています。

実はね、こうやって探し物をしている時間って、意外と長いんです。
しかも「何分で見つかる保証」もないし、そもそも「ここにある確証」もない。
特に打ち合わせ中に探し物をすると最悪です。手持ちの資料になければ、事務所に走って机を引っ掻き回し、なければ資料室へ。決められた打ち合わせ時間の中でお客様を待たせているという罪悪感と焦りで、冷や汗をよくかいていました。
もともとそんなに整理が得意でもなかったのですが、ついにある日、案件ごとに積まれていく資料を探している最中に雪崩に遭難するという事態に・・。

その時から、「どうしたら瞬時に欲しい資料が見やすい形でゲットできるか?」を研究するようになりました。

現在、直近の打ち合わせした資料は、基本紙ベースで保管し、ある程度古い打ち合わせ資料はPDFにしてiPadで持ち歩くようにしています。

ただ、この資料、案件によっては膨大な量。
せめて紙ベースで持っている直近の資料だけでもコンパクトにしておきたいなというところで、うまく持ち歩けるツールを探していました。
何回か試行錯誤した中、今持ち歩き用の紙の資料をいれているのがこの多層ファイル。

5層にわかれているので、最新のキッチンの図面はここ、建物の立面図はここ、というように内容にわかれてストックできます。
また、案件ごとに1〜2ファイルをつくっておき、それぞれの層にラベリング。
ちなみに、一番下の層には何もラベルをはらず、特殊な資料や参考資料などをいれるようにしています。
こうしておけば、打ち合わせが終わった後に「キッチンはここ、打ち合わせ記録はここ」とファイリングするだけで仕分けられます。そして、次の打ち合わせや資料の修正時に「前回打ち合わせしたキッチンの図面では・・」とか「2回前の打ち合わせ記録では・・」という会話にさっと紙の図面がとり出せるので、探し物を見つける時間がかなり短縮されるようになりました。
そのファイルの中になければ、PDFにしているので、ファイルをちらとみてからiPadを開けて確認。持ち歩きもだいぶ身軽になり、何より気持ちが楽です。

 

ビジネスマンが探し物に費やす時間は年間150時間なのだそうです。
1日8時間労働とすると、約19日くらいは仕事をしないで一日中探し物をしている計算になるんですって。約19日って、約1ヶ月分・・。
探し物下手な私はおそらくもっと時間をかけていたと思うので、いかに探し物時間を短縮するかも大事な課題です。短縮すれば、限られた時間内でもっとお客様と向き合って打ち合わせできますし、何よりいい仕事ができますし。
「こうするともっと探し物時間が短縮できるよ!」というツールや方法がありましたら、ぜひ教えてくださいね。