ZOOM講演会を開催する際に必要な準備

2020年はコロナ禍ということもあり、春先はいくつか講演会がキャンセルとなりました。
6月以降はおかげさまで講演業も順調に復活してきています。
こんな不安なご時世に呼んでいただけて、とても光栄に思います。
少しでも皆様のお役に立てるよう、引き続き努力していきたいと思います。
 
ただ、今までと大きく違うのは、講演会のスタイル。
withコロナの対策としてZOOMなどの会議システムを使ったオンライン講演会が増えてきています。
 
特に私の講演先は地方が多いのですが、地方の方からすれば、感染者数の多い東京から、しかも移動の多い講師が来ると言うことはリスクに感じてしまうと思いますし、また私自身もコロナの媒介者となることは極力避けねばなりません。
こうした事情から、オンラインでの講演会というご要望には積極的に応じています。
 
 
オンライン講演会で多いパターンは、講師は東京や都市圏からオンライン中継で登壇するのは共通なのですが、以下のパターンがほとんどです。
Aー受講生を1カ所の会場に集め、その場所で大型スクリーンを通して講座を受講する
Bー会場のほか、各自宅・事業所から自分のPCやスマホタブレットなどを利用して講座を受講する
Cー受講生は全員各自宅・事業所から自分のPCやスマホタブレットなどを利用して講座を受講する
 
 
ただ、いずれのパターンにしても、ここで問題になってくるのは、会場側や参加者のITスキルのレベル。
もちろん苦もなく接続できるケースも多いのですが、PCが苦手という方も多数いらっしゃいますし、慣れないZOOMシステムにあたふたし、ZOOMにログインすらできずに講演会の時間が過ぎ去ってしまったという不幸な方も出てきます。
猫も杓子でオンライン時代に突入した今、いかにPCに慣れているか、設備投資をしているかといった「IT格差」を顕著に感じることが多くなりました。
 
 
そこで今日は、今後、ZOOMを利用したオンラインでの講演会を主催される団体様に、準備のポイントについて紹介します。
事前に下記の準備をしておくことで、ZOOMを使ったオンライン講演会は非常にスムーズに進行できます。
 
 

聴講スタイルを決める

上記のオンライン講演会のパターンの中でも一番シンプルな参加方法としては、Aの「受講生を1カ所の会場に集め、その場所で大型スクリーンを通して講座を受講する」です。
この場合、講師側と会場となる場CがZOOM上で問題なく繋がっていれば、あまり問題は発生しません。
 
しかし、BやCとなると、上記の通り参加者のITスキルレベルが様々なため、準備や接続時のトラブル発生が頻発します。
ですが、これから寒い季節となり、コロナやインフルエンザが猛威をふるう季節の開催には、Cでのスタイルをスタンダードな講演スタイルとして用意することを事前に想定しておきたいものです。
 
 

ZOOMの有料会員になるかを検討する

ZOOMには、無料と有料システムがあります。
(受講者は無料利用が可能です)
無料システムの場合は、主催者側に利用制限がかかります。
無料(パーソナルミーティングコース)の場合
・100人の参加者までOK
・複数の参加者がいる場合は最大40分まで1ルーム利用可能
・参加者が1対1ミーティングの場合は時間無制限で利用可能
となります。
無料でもかなり使えるツールなので、無料で開催したいならば、
・講演会自体を30〜40分程度におさめるか、
・会場に参加者を全員集めて講師と会場とで1対1の状況に設定して時間の縛りをなくすか、
を考えてみましょう。
 
参加者が複数いる場合は、ライセンス契約を事前に取得すると良いですね。
1ライセンスは月2000円〜選べます。
 
 

事前にリハーサルを行う

勉強も兼ねていくつかのオンライン講演会に参加したのですが、参加したほぼ全ての講演会が接続設定で時間を取られたり、登壇者の切り替えなどに時間がかかり、結果講演時間が大幅にオーバーしていました。
参加者の貴重な時間を頂いての講演会ですし、参加者だって講演会の後にご予定があったりするものです。
そのため、私自身は時間をオーバーしないことを極力注意しながら、事前リハーサルを行っています。
リハーサルでは、自宅やオフィスから参加される方も含めて、接続のテストを行い、当日の流れを確認しています。
リハーサルを行うことによって、時間配分のシミュレーションができたり、トラブルを経験することができるので、本番がとてもやりやすいものとなります。
当日慌てないためにも、リハーサルを行う事、そして極力本番と同じ環境で行いましょう。
 
 

極力有線LANでZOOMに接続する

動画配信は、動画および音声といった大量のデータを絶えず送受信することになるため、接続が不安定になりがちな無線LAN(Wi-Fi)よりも、極力有線のLANケーブルの方が安定します。
特に会場側は極力有線LANを準備してみてください。
 
 

接続が完了するまでは、携帯電話でつながっておく

画面は見えていても音声が届いていない、などのトラブルは結構起こります。
ましてや、相手側がどういう状況なのかがわからず、レスポンスが返ってこないというのはかなりのストレスです。
ですので、リハーサルや本番の際は、私の方からまず電話して、通話状態にしておいてから、双方で接続や音声テストを行っています。
聞こえない、映らないという時に瞬時にトラブルに気づき、双方で協力して解決できるので、電話は切らないでおくと良いでしょう。
この時、通話は手を離しても聞こえるように、スピーカーをオンにしておくのがおすすめ。
 
 

ITサポート役を置く

登壇者は講演中に「つながらない」「うつらない」「きこえない」といった個々のトラブルに即対応できるわけではありません。
トラブル解決を登壇者が最優先に行ってしまう事で、他の参加者の貴重な時間を奪ってしまいます。
そのため、現地会場または主催側に誰か1人ITサポート役を置くとよいでしょう。
自宅からのPC参加の方からのトラブルに対応したり、調整を行う裏方役が1人いるだけで、講演会はスムーズに進行します。
 
 

困ったときのFAQを用意する

ITサポート役の方は、極力スムーズな進行を行うため、登壇者および参加者に向けてFAQ(よくある質問集)を作成し、事前に自宅や企業からの参加者に配っていくとよいでしょう。
例えば、
・ミーティングルームに入れない時はどうしたらいいか
・音声がつながらない時はどうしたらいいか
・画面が表示されない時はどうしたらいいか
この解決方法が提示された資料があるだけでも不慣れな方は安心しますし、トラブルも自力で解決できることも増えてきます。
 
 
いかがでしたでしょうか。
ZOOMを使ったオンライン講演会は、今後地方の開催団体様にも是非前向きにご検討いただければと思います。
 
 

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