新米ICさんが初めての打ち合わせで行うべき3つのこと

初めて「打ち合わせ」を担当する予定の新米ICさんは、ICらしい仕事内容にワクワクしつつも不安でいっぱいです。
 
知らないことを聞かれたらどうしよう・・
時間内に終わるかしら・・
カタログ、あれもこれも席に持って行かなきゃ不安・・
ひゃー?!使いたいサンプルが誰かが使ってて見当たらない!
 
 
緊張のあまり、手が汗ばんだり、指先が震えたり、なんてこともありますよね。
ワクワクよりも緊張や不安の方がまさっている方は多いでしょう。
 
 
初めての打ち合わせを前にして、色々焦る気持ちはありますが、極度の緊張や不安に襲われる方は、以下の3つを重点的に行ってみましょう。
 
 

呼吸を整え、一つ一つの動作を丁寧に行う

緊張していると、心臓の鼓動がドキドキし、冷や汗をかいているものです。
そこで、一番大事なことは「心を整える」ということ。
直前まで調べ物をしていたり、直前までサンプルを探して駆けずり回っていたりすると、焦りや緊張のもとです。
だから、少なくとも打ち合わせ開始時間の10分前には、いったん落ち着きましょう。
大きく息を吸って、ゆっくり吐き出します。
首や肩を軽く回しましょう。
体内に新鮮な酸素を取り入れたら、ひとつひとつの動作をゆっくりと丁寧に行うことを意識してみてください。
動作について意識がいくことで、少し緊張が和らぎますから。
 
 
以前、新米の設計士さんの打ち合わせに同席した時のこと。
彼女がサンプルを取りに席を立ち上がって数歩移動した瞬間に、床に積んであったサンプル帳につんのめってすべってしまい、大転倒してしまいました。
転んだことで余計に慌ててしまい、足から出血していることにも気づかずサンプル帳の表紙が血だらけに・・。
 
ね、焦っても一つもいいことはありません。
 
 
 

「今日の打ち合わせ内容」を先にお客様に伝える

緊張していると、本日の打ち合わせ内容をお客様に伝えずに打ち合わせをスタートしてしまう新米ICさんもいます。
 
お客様はどこが本日のゴールなのかがわからず、あれこれととりとめのない質問が炸裂。
結果的に、本日の打ち合わせ内容として想定していたことの半分も進みませんでした。。
ということ、無いですか?
 
 
緊張しているのであれば、お客様に打ち合わせにご協力していただきましょう。
「本日の打ち合わせはOO時までとなります。打ち合わせ内容は、OOとXXと▲▲です。特に▲▲はメーカーさんにいったんお見積もりを依頼する必要があるため、▲▲から先に進めていきましょう。」
「本日のゴールは、この打ち合わせシートのここまでとなります」
というように、今このタイミングで何をすべきなのか、ゴールはどこなのかをお客様に事前に伝えておくことで、お客様にも打ち合わせの進捗状況をわかっていただくことができます。
また、緊張していて打ち合わせ内容をすっとばしちゃった!ということも防げますので、本日の打ち合わせ項目はぜひ最初に伝えておきたいところです。
 
 

わからないことは持ち帰る前提で、確認リストを議事録に書き留める

そして、こう思ってください。
わからないならわからないでOK。(後で落ち着いて調べて連絡すればいいだけのこと)。
もしサンプルやカタログが無いなら無いで、代替え案を考えよう。(写真を見せるとか、次回の打ち合わせで見せるとか、方法はいくらでもあります)。
焦ったりパニックになっていると、どうしても一つの事柄が欠けていると極度な不安に襲われるものですが、大丈夫。
打ち合わせに正解はありません。
無いなら無いなりの対応があります。
この辺の機転が利くようになる頃には、あなたも一人前になっているはず♪
 
また、その場でわからないことは、安易に適当なことを答えてはいけません。
わからないことは持ち帰って確認して改めてご回答します、ということで、確認リストを議事録に書き留めることに意識を向けましょう。
わからないことはその場で答えなくていい、と思ったら、少しは気が軽くなりませんか?
考え方ひとつで、精神的にも余裕が出てきますので、冷静に確認事項として書き留めましょう。
 
 
いかがでしたか。
新米ICさんは、緊張や不安で押しつぶされそうな方が本当に多く見かけますが、準備の仕方で、だいぶ緊張が軽くなることを覚えておいてくださいね。
大丈夫、大丈夫。新米ICさんなら誰もが通る道だから!

 
 

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