新米ICさんが心がけたい、質問&相談時のマナー

このところ、新米ICさんからの質問をいただく機会が増えました。
わからないことを聞く、それはそれで良いのですが、ほぼ全ての新米ICさんに共通しているのが「質問下手」。
私自身も質問下手ですが、自分も含め、質問の仕方で損している人を多くみてきました。
今日は、新米ICさんが心がけたい質問&相談のコツをお伝えしていきたいと思います。
 
 

忙しい相手には質問上手になる

大抵、新米ICさんの質問や相談する相手って、上司または先輩(あとは現場の職人や現場監督でしょうか)かと思います。
ただ、これらの人たちは、大抵忙しそうにしていて、質問しにくい状況ですよね。
いざ質問しても、不機嫌な感じで返されたり、後にしてとか自分で調べてとか、あんまりいい感じでは返ってこないんですよね。
こういう現場を見るにつけ、「質問下手だなぁ」と思わざるを得ません。
質問下手な人が質問しても、相手がきちんと返してくれなかったり、不機嫌にさせてしまったりということになり、「なんだあの新人は?!」なんてますますコミュニケーションが悪化していることも多々あります。
質問下手で一つもいいことはありません。
質問下手から質問上手になっておきましょう!
 
 

まず、相手の状況を観察してみる

まず大前提がこれなんです。
新米ICさんは自分のことで精一杯なので、まず「この質問の答えを早くゲットしたい!」という気持ちでいっぱいになると、相手の状況御構い無しに話しかけてしまうケースが非常に多いんです。(それで嫌がられるっていうね・・)
まず質問したい相手が今どういう状況にあるのか、観察しましょう。
 
別のことに集中している相手に一方的に話しかけていたら、嫌がられて当然ですよね。
人の時間を無理やり奪うことがないよう、まずは相手の状況が話せる環境かどうか観察しましょう。
 
 

相手の都合を聞く

大抵相手は忙しそうにしているので、状況を観察したところで「忙しそうだな」と思うことも多いでしょう。
その場合は
「ご相談があるのですが、今よろしいですか?」
「質問したいことがあるので本日中に少しお時間もらえますか?」
とまず相手の都合を伺いましょう。
「今はちょっとバタバタしてるから、O時なら空いてるよ」
「ちょっと待ってて、あと五分ほどしたら大丈夫」
というように、相手の都合のいい質問タイムを押さえるのが大事。
くれぐれも、相手の都合を聞くことを忘れないでくださいね。
 
 

質問を具体的にするための5W1Hを意識する

質問を受けていて非常に多いのが
「質問内容が漠然としていて、何を聞きたいのがわからない」ということ。
そのため、質問を受けた人間が「きっとこういうことが知りたいんだろうな」と気を利かせて答えたり、「言っている意味がわからない」と突き返したり(これがとっても冷たく思えると思いますが・・)。
質問された方も何を聞かれているのかよくわからず困ってしまいます。
 
そのため、新米ICさんが意識して質問に盛り込んで欲しいのが5W1H。
When いつ
Where どこで
Who 誰が
What 何を
Why なぜ
How どのように
のアレです!なるべく具体的にしましょう。
 
たとえばこんな感じ。
Aさん「カタログの発注はどうすればいいですか?」
Bさん「OO社の建具のカタログの発注は、どこの問屋さんに頼めばいいですか?本日発送手配をしたいので、O時までに担当者の連絡先を教えてください」
 
カタログの発注1つに対する質問でも、返ってくる答えは違います。
Aさんの質問への回答は、「なんのカタログを発注するの?」から始まり、いつまでに発注作業を終えるのかもわかりませんよね。
Bさんの質問への回答は、質問の目的であった問屋さんの名前と担当者の電話番号かメルアドを回答として伝えることがはっきりしています。
 
 

相手に何をしてもらいたいのかを簡潔に伝える

質問が漠然としている新米ICさんは、質問すると「で?何が言いたいの?」「何が知りたいの?」「今それ聞く必要ある??明日でもいいんじゃないの?」と相手をイライラさせてしまうことが結構あります。
なので、質問できるタイミングになったら、まず最初に相手に何をしてもらいたいのかを伝えましょう。
教えてください。確認申請ファイルは工事中どこに保管したらいいですか?」
質問です。見積内容で養生費用を確認する必要があるので、この一式の内訳を教えてください」
最初に何をしてほしいのかを伝えることで、相手も、「ああ、これが知りたいんだな」がすぐにわかるので、簡潔に教えてくれます。
 
 

わからない単語は自分で調べることが大事

知らない単語が出てきた時、「聞けばいいや」と思っていませんか?
でも、忙しい相手を捕まえてわざわざ「巾木ってなんですか?」「笠木ってなんですか?」なんて聞こうものなら「自分で調べろ」って冷たくあしらわれてしまいます。
わからない単語はスマホでも調べられますので、少なくとも知らない単語については自分で事前に調べましょう。
知らないことは聞けばいいやと受け身の姿勢でいると、
「そんなことも知らないだなんて、相当な勉強不足だな」
「人に聞くことでラクしようとしてるんだな」
と相手に丸投げの姿勢が見透かされてしまいます。
 
自分でも調べている、という積極的な姿勢を見せること。
その上で、わからないことを具体的に聞くと「熱心にやってるな、よし手伝ってあげよう」というように味方になってくれるので、覚えておいてくださいね。
 
 
 
いかがでしたか。
周りの状況を確認すること、5W1Hを心がけること、相手に何をしてもらいたいのかを簡潔に言うことで、だいぶ質問力があがるかなと思います。
質問力が上がれば、必ず仕事がしやすくなります。
質問力を上げて、質問上手な新米ICさんをめざしてくださいね。
 
 
 
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