新米ICでもできる、品番間違いを防ぐ方法

新米ICさんにとって、先輩の打ち合わせ内容を記録したり仕様書に入力していく作業って結構ありますよね。
そうした実践に近い打ち合わせ研修は、どうやって記録していくか、どうやって仕様書をまとめていくかを学ぶいい機会になるのですが、新米だろうがベテランだろうが、打ち合わせ内容の記入ミスはかなり痛いミスです。
 
 
打ち合わせクロスの品番を間違えて仕様書に入力し、その間違えた品番で発注された。
その間違えたクロスをみたお客様が「私が選んだのはこのクロスではありません」とクレームを入れてきた。
事実関係を確認するために、打ち合わせの資料を引っ張り出して確認したところ、打ち合わせ用紙に記載のある品番と、仕様書にまとめた品番が間違っている・・・
 
 
 
うああああああぁぁぁあああぁぁぁ!!!
最悪の事態を想像しただけでも悪寒がします。夢でうなされます。
 
 
クロスの記入を間違えたということは、非はIC側にあります。
現場監督や職人さんに謝罪や事情を説明し、正しい品番を再発注してもらい、いったん綺麗に施工したクロスを剥がして再度施工・・という、せっかく一生懸命作業してくださった人たちにやり直しを頼まねばなりません。。。
その二重にかかったクロス代や施工費、誰が支払うのでしょうか。。
 
 
もうね、嫌ですよね。こんな悪夢みたいなこと。
というわけで、「品番間違えを起こさないためのテクニック」をご紹介します。
 
 

品番を書く場所は1箇所に限定する

図面に品番を書き入れ、その後で打ち合わせ記録にもその品番を写すということをすると、間違いが起こりやすいです。
同日の記録に「違った品番が打ち合わせ記録と図面にそれぞれ書いてある」という悲劇が起こりかねません。
打ち合わせして決定した品番は、打ち合わせ記録か図面のどちらか1箇所に残すようにしましょう。
私の場合は、平面図に張り分け範囲と品番を書き入れ、打ち合わせ記録には「張り分け範囲と品番はO月X日使用の平面図参照」と書くようにしています。
 
 

決まった品番は、必ず声に出して読み上げながら記録する

品番が決まったとき、サンプルやカタログに載ってある色や品番をお客様に見せながら必ず声に出して「OOOOですね」と言いながら記入するようにしています。
ただカタログやサンプルの品番を目視して書き写すのではなく、こうすることで声と目で確認できますし、またお客様にも慎重に作業をやっていることが伝わります。
 
 

打ち合わせの最後は「間違いがないか確認お願いします」と言って読み合わせする

人間の心理として「決めた品番はOOですよね」と言われるよりも「このOOで間違いがないか、確認をしてくれ」と言われると、人は目を皿のようにして間違いチェックを始めるものです。
 
間違いは基本あってはならないものですが、万一お客様の目の前で、間違いが発覚したときは「大変失礼いたしました。でもチェックしていただいたおかげで助かりました」というようにお客様を巻き込んでチェックを行えたことを感謝しましょう。
一番最悪なのは施工後に間違いが発覚することなので、この時点で間違いがわかったのだからミスは事前に防げていると思うようにしましょう。
 
 

仕様書に記入するときは、自分なりの「間違えないルーティーン」を決める

打ち合わせ記録から、実際に発注や施工に使用する仕様書に記入するときは緊張しますね。
私の場合は、間違えないために自分流の間違えないルーティーンを決めています。
「声に出して、読み上げながら品番を入力する」
「いったん仕様書が完成したらプリントアウトし(パソコンの画面だけで確認しない)、赤ペンで打ち合わせ記録と仕様書の間違いがないか突き合わせて確認する」
「数字やローマ字の品番は4桁ずつ確認する」
というように、自分流のチェック方法をルーティーン化することで、間違えないためのダブルチェック、トリプルチェックを自分に設けています。
 
 
いかがでしたか。
新米ICのみなさんは「間違えないための努力」はしていますか?
こうしたちょっとした一手間で、最悪の事態を避けることができます。
「品番間違いは不幸しか生まないが、工夫で極力避けることはできる」覚えておいてくださいね。
 
 
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