効率の良いカタログ依頼の仕方

「カタログ新しいのを依頼しておいて」
「サンプル品版古いから新しいのと交換して」
新人インテリアコーディネーターさんは、しばしばこうした依頼を先輩や上司から受けます。
 
新米ICがカタログ棚を整頓するべき4つの理由
 
とはいえ、資料の棚はかなり多く、何をどうすればいいか戸惑いますよね。
それで、とりあえず手をつけたはいいけれど終わらずに、数日後、
「まだやってるの?」
「いつ終わるの?次の仕事振りたいのだけど・・」
とシビアな言葉がきてアタフタ・・
言われたことを一生懸命やっているのに、なんだかバツが悪い思いをしたことありませんか。
 
今日はそんな新米ICさんに、効率の良い仕事の仕方をご紹介します。
 
 

準備をすれば、想定外から想定内に変わる

 
実際に上記のように指示をもらったらあなたは一番最初に何をしますか?
 
何の仕事でもそうですが、準備作業は非常に大事です。
作業時間は限られているので、その中でやれることは限られています。
限られた時間内で無駄なく効率よくミッションを達成するには、準備が大事。
逆に言えば、準備さえしっかりできていたら、あとは準備したことをやればいいのです。
準備していないことがおきると、「想定外」であたふたしますが、今後の作業を想像しながら準備しておけば「想定内」が増えていくので、何かがおきても焦らず対応できます。
 
 

手順とスケジュールを先に決める

何からやればいいのか、まず手順を整理します。
その手順はどの程度作業時間かかるのかもスケジュールに書き出します。
そうすると、実はカタログを新しいものに更新する作業って、完了するまで数日〜数週間かかることに気づくと思います。
でも、ほとんどの作業は終日かかりっきりになるのではなく、細切れ的に発生する作業。
細切れといえど、時間想定をなめてかかると終わらずに「仕事が遅い」と怒られる羽目に・・
 
まずはスケジュール帳に作業にかかりそうな仮時間を先におさえておきましょう。
例)
1月XX日(火)13:30-14:00予定 新着カタログ開封→棚にしまう 30分 
 
この、「スケジュール押さえ」は、あとあとあなたの業務に大きく響いてくるので、必ず入れておいてください。
そうでないと、「あら、この日空いてるんだったらこれやって」と別の仕事がドカンと入ってくるからです。
そうすると、別の仕事に気を取られて後日「まだカタログ発注やってないの?仕事遅いわね」と文句を言われる羽目に。。涙
 
スケジュールをいれておけば、別の仕事が入りそうな時に「この時間はカタログの時間にしてるのですが、優先順位としてはどちらが上ですか?」と交渉することができます。
 
 

先輩や上司をうまく巻き込む

最初の難関は「どのカタログ(サンプル)は誰に何部発注したらいいのか?」ですね。
これは、発注経験のある先輩や上司を最大限活用するに限ります。
 
しかし、わからないことを都度都度聞いていたら、忙しい先輩たちに面倒くさがられてしまいます。
朝ミーティングの直後席に戻る時や、お昼から戻ってきた直後につかまえて
10分時間くださいということで、いっきにまとめて聞きましょう。
(もしくは、本日か明日どこかで時間取れますか?と先に聞けば、嫌な顔されずにすみます)
 
私の場合は、まずはカタログ棚にある既存の
ーメーカー名(担当者名        )→できたら名刺もらう
 ー既存のカタログ名 (既存:3冊→希望: 冊)
 ーサンプル(既存:2個→希望: 個)
 ー発注方法(メール/HP/FAX)
をメモ帳に書き出し、表にしました。
 
指示を出した先輩や上司にその表を持っていき、
「カタログ・サンプルを発注するので、それぞれのメーカー担当者と発注方法をおしえてください。」
と一枚差し出せば、その場でぱぱっと教えてくれます。
貸してもらった名刺はまとめてコピーをとり、すぐ返却。
もし忙しいようであれば、
「XX日までに完了したいのでO日までに教えてください」と伝えておくようにします。
 
 

作業をフォーマット化することで、効率が上がる

もうね、これですこれ!
上の表もそうですが、同じような作業は頭や時間を使わずにすむようフォーマット化させるんです。
 
また、カタログ依頼は今後何度か定期的に発生するので、EXCELやメールソフトに発注依頼書というフォーマットを用意しておくとよいでしょう。
 
私の場合は、EXCELシートごとにメーカーと担当者の名前を入れたフォーマットを用意し
使用するカタログの名称を入力しておきました。
実際発注する際に、名称の前にチェックボックスや部数を入力してメール添付やFAXするだけ。
文字を一から打ち直したりすることなく効率があがりました。
 
 
そして、今後のために、押さえておきたいのが各カタログの更新時期。
カタログの表紙に書いてあれば、スマホの携帯アラームやスケジュール帳にカタログ更新時期をいれておけば、次回の更新時期を逃さず、あなたは先回りして作業ができます。
 
 
どうせやるなら、仕事に追いかけられるのではなく、先回りして仕事をつかまえましょう!!
 
 
いかがでしたでしょうか。
実際のカタログ入れ替え時には、古い冊子をひもやガムテープでまとめ、資源ごみに出すという作業が待っています。
だから、社内がすっきりする完了日には、資源ごみの日と指定しておけば、一石二鳥ですね。
 
それにスケジュールが決まっていれば、社内に「いつまでに完了します」と宣言できるので、いつまでもだらだらやって「まだやってるの?」というお小言もらう回数も減ります。
最初の表を作るのが大変ですが、2回目からはぐんと楽になるので、効率化できるはず。
こうした細々した仕事から「コーディネートスキル」はあがっていきます。
試してみてくださいね。
 
 
 
 
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